CC http://www.flickr.com/photos/fcb/3660519217/

Uso exclusivamente Gmail para el email y eso constituye una gran parte de mi trabajo. Recibo una buena cantidad de mails cada hora y soy bastante rápido respondiendolos.
Sin embargo, una de las cosas que sorprenden del inbox de gmail es que casi siempre está vacio.

Me dá una tranquilidad Zen tener el inbox totalmente despejado, una sensación de paz y calma además de satisfacción. Realmente lo recomiendo a todo el mundo.

No siempre esto fue así, tuve muchos emails en mi inbox durante mucho tiempo. Se quedaban ahí, algunas veces sin leer, algunas veces esperando que hiciera algo con ellos, otras veces esperando ser archivados y también muchas veces porque solo lo dejaba para más adelante es decir procrastinaba.

Por otra parte tenía muchas carpetas para guardar mis emails, para poder encontrarlos cuando lo necesitaba. A veces me demoraba un poco en archivarlos y eso me hacía dejar para más adelante el hacer esta clasificación. Conozco mucha gente a la cual les pasa lo mismo.

Pero el GTD cambio eso, durante ya un buen periodo, he sido bastante consistente con el hecho de tener un inbox limpio.

Aquí están los simples hechos que me permiten ser un ninja del email:

1. Que lo que hagas primero en la mañana no sea chequear el email, o tenerlo siempre abierto: Este tip lo dicen en muchos blogs, por lo tanto no es algo “nuevo”. Si lo primero que haces es chequear el email te va a mantener ocupado por un rato. En vez de eso puedes hacer tu TMI del día, o algo que hayas estado dejando de lado durante mucho tiempo. Después de eso, chequea el email. Mejor aún, haz 2 o 3 cosas antes. También si tu estás constantemente revisando el email durante el día, o si tienes notificaciones apenas llega un mail, estarás distrayéndote constantemente y por lo tanto no serás capaz de enfocarte y concentrarte en la tarea que estás hacendo. Yo chequeo el mail una vez cada hora, pero quizá tu puedes tener necesidades distintas y puedes acortar o alargar este periodo.
2. Cuando chequees tu email, hazte cargo de uno y sólo uno a la vez e inmediatamente. Toma una decisión de que se debe hacer con ese email
   • Es basura o algún mail reenviado? Se va directo a la basura.
   • Es un mail largo que sólo tiene que ser leido por la información que contiene?: Archívalo en la carpeta “Leer” (o etiquétalo “Leer” y archívalo) o imprimelo para leerlo en el camino (opción que no recomiendo porque es antiecologica, pero aquí estamos focalizados en vaciar el inbox).
   • Si el mail requiere acción de parte tuya, haz una entrada de acción en tu lista GTD para hacerlo después. También anota chequear para obtener información en el email si es necesario y archívalo. Puedes fácilmente encontrarlo después para ejecutar la tarea.
   • Si puedes responderlo en un minuto o dos, hazlo inmediatamente. No lo dejes para después, si lo haces vas a terminar con una larga lista de emails para responder y quizá nunca puedas acabar con ella (o con mucho esfuerzo y tiempo). Yo respondo rápido con un texto corto y lo envío inmediatamente. De esa forma también consigo ser visto como confiable y diligente.
   • Si necesitas responder el email después, o estás esperando por una respuesta, anotalo en la lista de “espera”. No lo dejes en tu inbox como recordatorio.
3. Tengo una sola carpeta: Archivo. Cuando respondo a un email o termino de leerlo y no necesita una respuesta o alguna nota en mi lista de “para hacer” lo archivo. Tan simple como eso. Puedes añadir una carpeta “Leer” si es que necesitas. Puedes leerlo en tu smartphone cuando tengas algún momento de espera. Otras personas también tienen una carpeta de “acciones” u otra de “esperando” cuando ellos esperan por algo, pero encuentro que eso es un inbox con otro nombre y se pierde la idea de tener un inbox limpio. Tengo mis listas GTD de “por hacer” y de “esperando” y encuentro que eso es suficiente. Por lo tanto este método es para mi tan simple como archivar todos los mails y si necesito buscarlo después, la función de búsqueda de Gmail es bastante poderosa como para poder hacerlo de forma rápida y eficiente.

Ser un ninja del email es fácil: Chequealo en periodos regulares, toma acciones en cada email inmediatamente (o anotalo en tu todo list) y archívalo.

Siente el placer de tener un inbox despejado.>

Post adaptado de Zen Habits

Puedes seguirme en