¿Ha conseguido los beneficios de organizar sus tareas en una lista de cosas por hacer, pero tiene realmente problemas para llevarlas a cabo? No es el único.

Conseguir de verdad realizar las tareas de su lista de cosas pendientes es difícil porque es realmente una colección de hábitos que la mayoría de la gente no piensa. Hoy veremos cómo dirigir esos asuntos que le detienen a la hora de realizar las tareas, y los hábitos necesarios para superar dichos asuntos.

Este artículo fue inspirado cuando el lector BJ Thunderstone me realizó recientemente una gran pregunta:

Muchos sistemas de productividad tales como Lleve a Cabo las Cosas de David Allen o Hágalo Mañana de Mark Forster se interesan por escribir listas de cosas pendientes. Esta habilidad es fácil de aprender. Pero, ¿qué pasa si el problema no es hacer las listas, sino ejecutar el plan? ¿Qué más da si escribes “Hacer X, Y y Z” si luego no puedes hacer ninguna de ellas?

Creo que mucha gente tiene un problema, no con hacer las listas de tareas pendientes, pero sí con realizar lo que está escrito en dichas listas.

B.J enunció una serie de razones por las que él y otros tienen problemas para llevar a cabo las tareas. Vamos a señalarlas una a una.

“Siento resistencia cuando comienzo a trabajar en algo”. Lo primero de todo, es bueno para usted analizar su resistencia, que es algo que no realizamos muy a menudo. ¿Por qué no quiere comenzar algo? Identificar el problema puede ayudar a encontrar la solución. Habiendo dicho esto, hay un par de sugerencias que podrían ayudar:

Pequeño trozo. Dígase a sí mismo que sólo tiene que trabajar en ello 5 minutos. Esta pequeña cantidad de tiempo es menos intimidatoria.

Simplemente comience. Una vez que comienza, es mucho más fácil seguir. Así que dígase que todo lo que tiene que hacer es comenzar. Me gusta comparar esto con mi filosofía para correr: en vez de preocuparme de tener que hacer toda la carrera, me digo que todo lo que tengo que hacer es atarme las zapatillas y salir por la puerta. Después de eso, es muy fácil. Haga lo mismo con cualquier tarea – simplemente arranque su programa, y realice las primeras acciones (por ejemplo, comenzar a escribir a máquina). Se vuelve más fácil después de ese punto.

Recompénsese. No se permita revisar el correo electrónico (o cualquier otra recompensa que funcione para usted – algo que necesite hacer a diario) hasta que ha hecho por lo menos 10 minutos (o 15 o 20, no importa) de la tarea. Coloque un contador. Cuando sus 10 minutos hayan terminado, cuente otros 5 minutos y revise el correo. Entonces repita.

Entusiásmese con ello. Este es realmente un consejo que ayuda para cualquiera de estos puntos. Si le entusiasma hacer algo, no dudará en hacerlo. Por ejemplo, me gustaba la sugerencia de este tema y estaba entusiasmado en escribir sobre él. Tan pronto como tuve la ocasión, me senté para escribirlo y tomar sólo un descanso. Pero, ¿cómo entusiasmarse con una tarea? Intente encontrar algo fascinante sobre la misma. ¿Le proporcionará ingresos? ¿Qué puede hacer con esos ingresos? ¿Le traerá nuevos clientes, nuevas oportunidades, nuevo reconocimiento? Si no puede encontrar nada emocionante en esa tarea, considere si es importante o no – y si no, encuentre una manera de no realizarla. A veces, eliminar (o delegar o retrasar) la tarea es la mejor opción.

“Me aterrorizan ciertas tareas, o trabajar en ciertos proyectos.” Normalmente hay algunas razones por las que estas tareas le aterrorizan:

Son muy intimidatorias por su tamaño o por su ámbito. Para combatir esto, divídalo en trozos pequeños – realmente, sólo el primer trozo pequeño (como David Allen nos dice que hagamos en GTD), Es intimidatorio realizar una tarea como “Crear un informe de X” o “Hacer un plan anual para Z”. Pero si únicamente necesita hacer la primera acción física, que podría ser, “Llamar a Frank para números en X” o “Hacer una lista de 10 cosas que debemos cumplir ese año”, es mucho más fácil de manejar y menos intimidatorio.

Realmente no sabe cómo hacerlo. Si no ha hecho algo un millón de veces antes, es algo poco familiar y desconocido para usted (como por ejemplo montar un negocio).  Todos estamos aterrorizados sobre lo nuevo. ¿La solución? Primero, obtener más información – aprenda tanto como pueda sobre ello. Esto puede requerir algunas investigaciones en Internet, o hablar con alguien que ya lo haya hecho antes, o leer un libro, o tomar una clase. Lo que sea que necesite hacer, haga que lo desconocido se convierta en conocido. Segundo, practique tanto como sea posible. Una vez que ha aprendido cómo hacer algo, necesita practicarlo para ser bueno haciéndolo. No practique todo por completo – practique las habilidades individuales requeridas para realizar la tarea o proyecto, una cada vez, hasta que sea bueno en todas esas habilidades. Una vez que las domine, ya no le asustarán más.

Se concentra en aspectos negativos. Puede que se esté enfocando en cuán duro es algo, o en todos los obstáculos. En su lugar, intente buscar los aspectos positivos. Concéntrese en qué gran oportunidad representa este proyecto…una oportunidad de aprender, de volverse bueno en algo, de conseguir más dinero, de trabajar en una relación, de ganar reconocimiento a largo plazo, de mejorar sus opciones de ascenso. Esto es similar a “entusiasmarse con ello” que hemos visto antes. Si mira las oportunidades, no los problemas, se sentirá menos intimidado y más dispuesto a querer hacerlo.

“Empiezo, pero me distraigo y nunca termino.” Si comienza, ya ha realizado un gran paso encaminado a acabar. Ahora necesita trabajar en las distracciones. Mis sugerencias no serán populares, pero funcionan sobretodo en casos en los cuales hay que hacer todos los pendientes, como es en el caso de buscar trabajo:

Pequeñas tareas. Lo he mencionado anteriormente, pero es realmente importante repetirlo. Si está distrayéndose, puede ser porque está trabajando demasiado en una tarea o proyecto. Para permanecer concentrado, haga sólo una pequeña tarea – estará más dispuesto a permanecer en la tarea. Si la misma le lleva mucho tiempo, concéntrese en realizar sólo 15-20 minutos.

Tarea única. No se permita realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Sólo haga una tarea tras otra. Si pretende escribir correos, mensajes instantáneos, navegar por la web, leer sus noticias RSS, hablar por teléfono, y todo ello mientras realiza una tarea, inevitablemente se distraerá de su tarea. Haga una tarea a la vez. Si siente que está siendo presionado por la tarea, deténgase. Y llévese de nuevo de vuelta.

Desconecte. Las mayores distracciones vienen de la conectividad. Correos electrónicos, noticias, mensajes instantáneos, Twitter, teléfonos. Desconéctese de todo esto mientras está trabajando en su única tarea. Esto siempre es una sugerencia poco popular pero antes de que la rechace, dele una oportunidad. Apague todo, e intente concentrarse en una tarea. Conseguirá hacer mucho más, se lo garantizo. Ahora, estoy escribiendo este artículo mientras estoy desconectado de Internet. Es mucho más fácil concentrarse.

Limpie su escritorio. Las distracciones pueden ser de desorden visual. Puede ser de gran ayuda si despeja toda su mesa (vea 3 Pasos para un Escritorio Permanentemente Limpio). También limpie sus paredes y el escritorio de su computadora, y trabaje en un sólo programa a la vez si es posible.

Concéntrese. Una vez que su escritorio está limpio y todo desconectado, y está trabajando en esa única tarea, ponga toda su atención en ella. Vierta sus energías en esa tarea, y vea si puede hacerlo rápidamente. Puede que se pierda en ella, y alcance ese estado mental altamente (y merecidamente) anunciado, conocido como “flow”.

Tome descansos. Puede ayudarle a concentrarse por un período corto de tiempo en una tarea única, y use el tiempo para ayudarle a concentrarse y para tomarse un descanso. Esto le permitirá a su cerebro reiniciarse. Entonces, vuelva al trabajo y concéntrese en la siguiente tarea.

“Con frecuencia no siento que estoy realizando trabajo alguno. La idea de trabajar me parece horrible y nunca comienzo a hacer algo.” Conozco este sentimiento bien. Nos afecta a todos, y no existe una buena respuesta. De cualquier forma, aquí tiene algunas sugerencias:

Acicálese. Si trabaja desde casa, tome una ducha. A menudo el acto de acicalarnos puede hacernos sentir mucho mejor.

De un paseo. Para mí un pequeño paseo hace que mi sangre bombee, me refresca la mente y me permite pensar acerca de lo que realmente quiero hacer hoy, Puede que no sea lo que usted necesita, pero merece la pena.

Ejercicio. De forma similar, el ejercicio puede ayudarle a sentirme mejor. Una carrera en el parque, un poco de entrenamiento, algo de Pilates o meditación…estas cosas le levantan el ánimo y le hacen sentirse productivo y feliz. Pruébelo – quizás se sienta con más ánimos de hacer las cosas cuando haya acabado.

De nuevo, piense en las oportunidades. Piense acerca de mañana – no mañana como en un futuro lejano, pero sí mañana como el día siguiente a hoy. Imagínese echando la vista atrás hacia hoy desde mañana. ¿Se sentirá contento de verse descansado y tirado por ahí? ¿O se sentirá más feliz si hizo algo y aprovechó las oportunidades que tenía delante hoy? Es muy útil pensar en términos de su futuro – porque lo que hacemos hoy nos abrirá oportunidades y nuevos caminos mañana.

Diminutos pasos. No piense en términos de tener que afrontar un día entero de trabajo, o una lista entera de cosas para hacer. Esto es abrumador. Sólo piense en hacer una cosa. Eso es todo lo que tiene que hacer – sólo una cosa. Conviértalo en algo pequeño y fácil, e idealmente en algo divertido y gratificante. Concéntrese en esa tarea simple. Una vez que ha empezado, podría estar deseando hacer otra cosa. Y entonces otra más.

Encuentre cosas para hacer. Si simplemente tiene cosas aburridas o poco placenteras para hacer, no tendrá ganas de hacerlas. En lugar de eso, cambie su ruta para hoy – vea si puede encontrar algo que sea divertido o excitante, pero que aún así le permita seguir con un proyecto o meta. Esto podría ser lo que necesita para ponerse en marcha para poder hacer otras cosas – o podría ser sólo pasar el día haciendo cosas divertidas (mientras le siga permitiendo avanzar – no sólo juegue al solitario o al WoW).

Comprométase. Si la motivación es su problema, comprométase a hacer algunos progresos con un objetivo o proyecto hoy, o todos los días de esta semana – dígaselo a su familia y amigos, escríbalo en su blog, o únase al foro Zen Habits – es un gran motivador. Entonces siéntase responsable informando a los demás lo que ha hecho hoy.

Recompensas. Dígase a sí mismo que si hace la primera tarea, se comprará un helado. O puede ser un libro o un DVD. Cualquier cosa que sea su recompensa, úsela para motivarse y comenzar. Entonces, dejemos que el resto fluya a partir de aquí.

“Hago una lista de cosas para hacer el día siguiente…y ese día, me levanto pensando en un mal día, lleno de tareas poco placentera, y siento que no voy a hacer nada de la lista.” Dos cosas que decir aquí:

Sobrecarga. La razón más probable es que se está sobresaturando de cosas. La gente tiende a apilar demasiado sobre sí mismos para un sólo día, sobreestimando cuánto pueden hacer realmente. Tome el hábito de elegir sólo las tres Cosas Más Importantes para hacer en el día, y hágalas a primera hora del día (al menos dos de ellas antes del email). Si sólo tiene tres cosas que hacer, eso no es agobiante. Probablemente tendrá que hacer cosas más pequeñas más tarde, pero escriba esas bajo el título de “proceso en lote”, y realice todas esas pequeñas cosas a la vez al finalizar el día.

Diversión. La segunda cosa es que se está llenando de tareas nada agradables. ¿Quién quiere enfrentarse a un día así? En vez de eso, anote tareas que esperará con ansia. Cree una lista de cosas emocionantes para hacer mañana, si no tiene nada importante que hacer que sea disfrutable, es posible que esté en el trabajo equivocado. Sí, todos los trabajos tienen tareas difíciles y poco placenteras, pero todas conducen a algo gratificante. Sirven para conseguir algo que realmente le entusiasma. Si no tiene nada como esto en su trabajo, necesita examinar más detenidamente su trabajo – renuévelo de alguna manera, o búsquese otro.

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