CC Casasroger http://www.flickr.com/photos/casasroger/2109783801/
Está trabajando en dos proyectos a la vez, mientras su jefe ha colocado dos nuevas peticiones en su escritorio. Está al teléfono mientras están llegando tres nuevos correos electrónicos. Está intentando salir a tiempo y así poder coger unas pocas cosas para cenar de camino a casa. Su Blackberry se está quedando sin batería y también su celular. Sus colaboradores le interrumpen para solicitar información y su Google Reader está lleno con más de 100 mensajes para leer.
Usted está haciendo malabares con las tareas a una velocidad digna de los Ringling Bros. Felicidades, multitarea.
En la era de la tecnología instantánea, somos bombardeados con excesiva información y demandas de nuestro tiempo. Esto es parte de la razón por la que el método GTD (Getting Things Done) es tan popular en el mundo de la información – es un sistema diseñado para tomar decisiones rápidas y para mantener todas las peticiones de su vida en orden. Pero incluso si está usando el método GTD, algunas veces estamos tan abrumados con las cosas que tenemos que hacer que nuestro sistema empieza a desmoronarse.
Life Hack escribió recientemente “Cómo Realizar Multitareas”, y es un buen artículo sobre la naturaleza de la multitarea y cómo llevarla a cabo, pero permanece centrado en una tarea a la vez.
Este artículo es Cómo NO Realizar Multitareas – una guía para trabajar lo más simple posible para su salud mental.
Primero, unas razones breves para no realizar multitareas:
1. La multitarea es menos eficiente, debido a la necesidad de cambiar las velocidades para cada tarea nueva, y volver a cambiarlas de nuevo.
2. La multitarea es más complicada, y por tanto más propensa a provocar estrés y errores.
3. La multitarea puede ser una locura, y en este mundo ya caótico, necesitamos dominar el terror y encontrar un pequeño oasis de cordura y calma.
A continuación algunos consejos de cómo NO realizar multitareas:
1. Primero establecer listas de tareas para diferentes contextos (por ejemplo, llamadas, ordenador, encargos, casa, esperando por, etc.) dependiendo de su situación.
2. Tener una herramienta de captura (como una libreta de notas) para anotar al instante qué hace falta hacer.
3. Tener un casillero físico y uno de correo electrónico (tan pocos como sean posibles), para que todo el material entrante se agrupe junto en un lugar (uno para material de papel y otro para digital).
4. Planee su día en bloques, con bloques abiertos en el medio para los asuntos urgentes que surjan. Puede probar bloques de una hora, o de media hora, dependiendo de lo que mejor resulte para usted. O pruebe esto: bloques de 40 minutos, con 20 minutos en medio de ellos para tareas diversas.
5. La primera cosa del día, trabajar en su Asunto Más Importante. No haga nada más hasta que esto esté hecho. Dese un pequeño descanso, y a continuación empiece con su siguiente Asunto Más Importante. Si puede realizar 2 o 3 de éstos en la mañana, el resto del día es pan comido.
6. Cuando esté trabajando en una tarea en un bloque de tiempo, evite cualquier otra distracción. Cierre el correo electrónico, e Internet si es posible. Apague su celular. Intente no responder al teléfono si es possible. Concéntrese en esa única tarea, e intente realizarla sin preocuparse por otros asuntos.
7. Si siente la necesidad de revisar su email o cambiar a otra tarea, deténgase. Respire profundamente. Vuelva a centrarse. Regrese a la tarea que tiene entre manos.
8. Si otras cosas aparecen mientras está trabajando, colóquelas en el casillero, o tome nota de ellas en su sistema de captura. Regrese a la tarea que tiene entre manos.
9. De vez en cuando, cuando haya realizado la tarea que tenía, procese sus notas y el casillero, añadiendo las tareas a su lista de cosas que hacer y calcule de nuevo su agenda si es necesario. Procese su email y los otros casilleros a intervalos regulares y preestablecidos.
10. Hay veces en las que una interrupción es tan urgente que no puede aplazarla hasta que haya terminado con la tarea que está realizando. En ese caso, intente escribir una nota de dónde está (realizando anotaciones si tiene tiempo) con dicha tarea y coloque todos los documentos o notas de la misma juntos y a un lado (quizás en la carpeta “acción” o en la carpeta de proyectos). Así, cuando regrese a esta tarea, podrá sacar su carpeta y ver las notas para saber dónde la dejó.
11. Respire profundamente, realice estiramientos y tome descansos de vez en cuando. Disfrute de la vida. Salga y aprecie la naturaleza. Manténgase sano.
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